Verbeter de organisatie met jouw support als senior secretaresse

Als senior draait jouw vak niet meer alleen om support voor mensen, maar steeds meer om business support. Zoals je overal leest: er zijn talloze veranderingen die jouw vak beïnvloeden. Hierdoor worden flexibiliteit en aanpassingsvermogen steeds belangrijker voor zowel organisaties als medewerkers.

De vier trends die de grootste impact hebben

1. Afhankelijkheid van elkaar
   Je raakt steeds meer betrokken bij business activiteiten en projecten. Vaak werk je in teams met meerdere mensen om het werk gedaan te krijgen. Vaardigheden in samenwerken worden steeds belangrijker.
2. Frequente organisatieveranderingen
   Binnen grote bedrijven heb je regelmatig te maken met organisatieveranderingen. Flexibiliteit en aanpassingsvermogen zijn onmisbaar in deze veranderende structuren en/of culturen.
3. Toename kennisintensiteit
   Je hebt vaker te maken met analyse, beoordeling en invloed in jouw werk. Je moet kennis hebben van de processen om in staat te zijn jouw werk goed te doen en voorbereid zijn op onzekerheden en verrassingen.
4. Meer keuzes in technologie
   Elke organisatie heeft een eigen scala aan technologie die ze gebruikt om data te verzamelen en/of beheren. Technisch inzicht en kennis van verschillende systemen en tools is onvermijdelijk. IT kennis van secretaresses wordt steeds diverser en meer inhoudelijk.

Je ziet het al: er verandert een hoop in een rap tempo. Verander jij mee?

Welke nieuwe vaardigheden heb je als secretaresse nodig?

Het is grappig dat nog ‘maar’ ruim 10 jaar geleden de Van Dale definitie van secretaresse als volgt was: “Iemand die belast is met de administratie, het archief, de correspondentie van een persoon of instantie” (2015).

Jouw functie is niet langer alleen uitvoerend. Ook management vaardigheden worden steeds belangrijker:

• Kennismanagement, zowel intern als extern
• Strategisch denken
• Persoonlijk leiderschap
• Besluitvorming
• Invloed

Het belangrijkste dat een assistant moet kunnen is…

Vooruit kijken! Met vooruit kijken houd je de kwaliteit hoog en kun je de kwaliteit beter managen. Daarmee kun je:

• besparen op tijd
• besparen op geld
• middelen en mensen efficiënter inzetten

Dit betekent: van secretaresse naar business assistant. En hiermee is de cirkel rond: samen met het management zorg je voor het effectiever sturen, bewegen en communiceren binnen (en buiten) de organisatie.

De business assistant ziet kansen…

• Doordat je kennis van zaken hebt, word je een sterke gesprekspartner
• Je kent de organisatie; waar gaan we naartoe? (extern) en de bedrijfsprocessen (intern)
• Je vergroot jouw invloed

Jij, als Business Assistant, richt jouw werk in naar de behoeften van de organisatie. Dit gebeurt door het aanscherpen en vernieuwen van onmisbare competenties.

Ga aan de slag met de opleiding Business Assistant

Dit blog is afgeleid uit een secretaresseworkshop van Dania van Damme, docent van de 5-daagse opleiding Business Assistant. Tijdens deze opleiding op HBO-niveau ga je aan de slag met het verstevigen van jouw kennis en skills als senior assistant.

Je draagt bij aan de productiviteit van executives/teams en zorgt dat je inhoudelijk sparringpartner bent in MT meetings, projecten en denktanks. Ook:

• heb je meer impact door een stevige zelfpositionering;
• versterk je je zakelijke relaties en maak je effectief gebruik van je netwerk;
• handel je efficiënt in complexe en spannende situaties;
• draag je je visie uit;
• doorzie en beïnvloed je de organisatiedynamiek;
• straal je (zelf)vertrouwen uit.

Lees meer over de opleiding Business Assistant