blog.secretary.nl Hét blog voor de ervaren Assistent
Een leven zonder stress, dat willen we allemaal. Om je evenement tot een groot en stressvrij succes te brengen, hebben wij de volgende tips voor je op een rijtje gezet:
1. Vraag verschillende offertes aan
Doe dit schriftelijk en bij meerdere gelijkwaardige partijen. Benadruk dat het om opties gaat, zodat het wel voor je gereserveerd staat en je nog niet verplicht bent om te betalen.
2. Onderhandelen, begroten en bevestigen
Kies met welke leverancier je wilt werken, voor welke prijs en bevestig alle afspraken.
3. Verdeel de taken
Zorg dat taken duidelijk verdeeld zijn en dat één iemand projectverantwoordelijk is.
4. Start met de promotie voor het event
Een goed communicatietraject, dat aansluit bij het evenement, zorgt voor een hoge opkomst en een langere beleving van de boodschap.
5. Stel een draaiboek samen en stuur dit naar alle partijen
Een goed draaiboek bevat in ieder geval het volgende:
- Namen en nummers van alle partijen (in ieder geval leveranciers en contactpersonen op locatie)
- Een gedetailleerde tijdlijn, met alle handelingen toegewezen aan een verantwoordelijke persoon
- Alle gemaakte afspraken per partij (zaalopstellingen, buffetten, stroomvoorziening, etc.)
- Handelingen, namen en nummers in geval van calamiteiten
6. Bespreek met de belangrijkste partijen het draaiboek en de taakverdeling op de dag zelf
7. Zorg dat je je handen vrij hebt op de dag zelf
Zorg dat je zelf geen taken hebt op de dag zelf. Er gebeurt altijd wel iets onverwachts en meestal is het alleen de eventmanager die dit weet. Zorg dus dat je je handen vrij hebt om (soms letterlijk…) brandjes te blussen.
8. Evalueer, stuur bedankjes en geef vervolg
Na het evenement is het belangrijk om te evalueren. Vraag feedback aan alle partijen en zorg dat je iedereen bedankt voor hun aanwezigheid en hulp. Ook je gasten, zodat ook zij met een goed gevoel terugkijken.
Bron: Avery.nl
Van je volgende evenement een succes maken?
Volg dan de cursus Succesvol organiseren van evenementen. Tijdens deze 3-daagse cursus komen alle aspecten aan bod waardoor je het maximale rendement uit het evenement haalt.
Je weet wat je doelgroep wil en hoe je dit in een evenement opneemt. Hierdoor organiseer je evenementen waar nog lang over wordt gesproken. Doordat je een goed overzicht hebt over alle aspecten van het evenement kost de organisatie minder tijd en energie!
